Quelques astuces pour gagner du temps avec Microsoft Excel

Microsoft Excel est l’outil de tableur le plus utilisé au monde. Majoritairement répandu dans les entreprises, il est aussi utilisé par les particuliers. On s’en sert pour ne nombreuses tâches au quotidien, du calcul de budget au suivi de stock jusqu’à la création de tableaux de bords plus avancés en passant par la gestion de bases de données. Très puissant, l’outil offre de nombreuses fonctionnalités qui permettent de gagner du temps lors de l’édition, la lecture et la saisie de donnée. Découvrez notre sélection d’astuces pour Excel.

Utiliser les macros pour automatiser des tâches

La fonctionnalité la plus puissante pour gagner du temps est sans hésiter l’utilisation de macros. Les macros Excel sont basés sur un langage VBA me Microsoft C’est un outil qui fonctionne avec un algorithme lui donnant la consigne de réaliser une action spécifique. Ainsi, en codant des macros correspondant à vos besoins avec un développeur VBA, vous allez pouvoir demander à Excel de réaliser automatiquement des actions que vous faisiez à la main jusqu’alors.

Les possibilités sont infinies et certaines macros peuvent réaliser des actions très complexes comme importer des données comptables et générer automatiquement des tableaux de bord complexes pour aider à prendre des décisions stratégiques.

On parle ici d’une des fonctionnalités les plus avancées d’Excel. Certains outils permettant de gagner du temps sont accessibles en un clic depuis la barre d’outil.

Détecter facilement des contenus dupliqués

La barre d’outils d’Excel peut parfois paraitre chargée. Pourtant, elle recèle de nombreuses fonctionnalités qui, une fois qu’on y a goûté deviennent rapidement incontournables. C’est notamment le cas du bouton « mise en forme conditionnelle » qui modifie le style de cellules en fonction de règles. Une des plus pratique est celle qui colorie le fond de cellule en rouge si le contenu de celle-ci est en double.

Cette règle s’applique automatiquement sur les futurs contenus saisis tant qu’elle est active. Ainsi si on rajoute un texte dans une cellule et que celui-ci était déjà présent, les deux cases concernées se colorieront.

Nettoyer automatiquement les doublons

On peut même aller plus loin par rapport à l’astuce précédente. Imaginons que vous avez un tableau Excel dans lequel vous saisissez des milliers de lignes et vous ne souhaitez pas en conservez les doublons. Comme dans la pub pour un célèbre téléphone « il y a une application pour cela ». En effet, dans l’onglet « données », un outil « supprimer les doublons » permet de sélectionner la colonne à nettoyer et Excel se chargera automatique d’éliminer toutes les lignes en double.

Mettre en page automatiquement un tableau

Par défaut, le design d’une feuille Excel est relativement sommaire. Pour le rendre plus esthétique et ergonomique, on a souvent tendance à alterner les couleurs de chaque ligne et à ajouter des fonds pour mieux distinguer les données.

Mais pour éviter de recréer ces mises en page à chaque création de fichiers, sachez que Excel peut le gérer automatiquement, notamment grâce à son outil de « Mise sous forme de tableau » qui applique un design à votre tableur, vous permettant de vous y retrouver plus facilement.