Améliorer les réunions du conseil d’administration avec des simples astuces

Comme les organismes de réglementation et les entreprises tiennent les conseils d’administrations davantage responsables de leurs fonctions et de leurs responsabilités, ces derniers doivent être plus conscients de leur niveau de concentration et d’engagement à l’égard des questions qui les concernent. Les outils numériques et d’autres astuces peuvent aider les conseils à améliorer l’efficacité des réunions.

Préparer le terrain pour des réunions efficaces

Il nous est tous arrivé d’assister à des réunions interminables, mais rien n’est fait. C’est souvent parce qu’une seule personne dans la salle prend en charge la conversation, ce qui décale l’ordre du jour. Pour être efficace, le conseil doit identifier ses priorités sur une année. Ensuite, il est important, me semble-t-il d’attribuer un projet à chaque membre qui le suivra du début à la fin, explique Goutdsmit.

Fixer des objectifs

En plus de l’ordre du jour de sa réunion mensuelle ou trimestrielle, un conseil d’administration doit fixer à l’avance les objectifs réels des réunions. Ce qui leur permet de s’y référer périodiquement pour voir si le conseil est en bonne voie ou pas.
Sachez qu’il ne s’agit pas seulement de définir des objectifs, mais ceux-ci doivent être clairs pour chaque point à l’ordre du jour et de bien définir la tâche pour chacun. Si la tâche est claire, vous pouvez galvaniser le groupe pour l’accomplir.

Partager la responsabilité de la gestion des réunions

Pour gagner en efficacité, il peut être utile que des membres autres que le président du conseil d’administration ou le président assument des rôles. Il s’agit notamment des rôles de censeur, de prise de notes, etc. Ces membres peuvent ainsi aider à garder les objectifs sur la bonne voie, sans que le président n’ait constamment pas à rappeler la réunion à l’ordre ou à essayer de convaincre les gens de passer à un autre sujet.

Utiliser un « agenda sur le consensus »

Il arrive souvent que le conseil d’administration s’enlise dans la lecture ou l’examen des rapports et des procès-verbaux. Cela peut conduire à des réunions  » inefficaces et inutiles « . Pour réduire la perte de temps, le conseil d’administration peut utiliser un ordre du jour de consentement sur le procès-verbal de la réunion, les rapports financiers ou autres que le groupe a été chargé d’examiner avant la réunion – tous ces points doivent simplement être approuvés. De cette façon, vous limitez le temps consacré à la lecture, à l’examen ou à la discussion de ces documents, et vous pouvez consacrer la majeure partie du temps de la réunion à des sujets qui nécessitent une réflexion et discussion et qui font progresser l’entreprise.

Privilégier un outil numérique pour l’organisation des réunions virtuelles

Dans certaines entreprises, les administrateurs ne vivent pas dans la même ville, ce qui fait que certaines réunions se tiennent de façon virtuelle. Par ailleurs, ce type de réunion à distance peut parfois rendre plus difficile la gestion de la conversation et l’engagement des gens à l’ordre du jour. Pour vous rendre les choses plus simples, vous pouvez exploiter la technologie sur le partage de documents. Ainsi, vous :

• créez l’ordre du jour et partagez les procès-verbaux des réunions. Tous les participants à la réunion peuvent ouvrir les documents sur leur écran, et même les modifier en direct.

• ajoutez les mesures de suivi, les mises à jour ou identifiez la personne responsable des mesures de suivi en temps réel dans le document de l’ordre du jour commun pendant la réunion.

• gardez une trace des idées comme un tableau à feuilles mobiles ou un tableau blanc virtuel.

En conclusion, pour des réunions efficaces, il est impératif de définir l’ordre du jour sur des points de consentement et de discussion, avec des objectifs et des délais clairs.