Comment construire un planning professionnel efficace ?

Un planning professionnel est un logiciel important afin d’organiser au mieux le travail du personnel. L’emploi du temps est probablement l’outil de communication et d’organisation interne le plus partagé au sein de tout le personnel. L’usage d’une telle ressource peut s’improviser, mais les retours d’expériences de centaines d’entreprises permettent de mieux identifier les bonnes pratiques, ainsi que les fausses bonnes idées.

Pourquoi le planning est si important ?

Faisons le point sur l’importance d’un planning au sein d’une société. Il s’agit d’un document qui peut être consulté par presque tout le personnel :

  • Les chargés de clientèles ont besoin de se planning pour constituer les passages et informer les clients des prochains passages
  • Les responsables d’équipes et les équipes elles-mêmes consultent le planning à longueur de journée car ça constitue l’essence même de leur métier. Il s’agit tout simplement de la liste des missions à réaliser
  • Le secrétariat a besoin d’un planning pour aiguiller au mieux les clients s’ils appels
  • L’équipe dirigeante consulte le planning pour déterminer la charge de travail vis-à-vis des objectifs
  • Le service comptabilité peut avoir besoin de consulter le planning pour savoir les missions qui peuvent être facturées et attendre la facturation pour celles qui nécessitent un 2ème ou 3ème passage

Quels éléments doivent figurer sur un planning ?

Soyez-en conscient, tout n’est pas bon à afficher directement sur un planning. Etre capable de scanner un planning sans être perturbé par un massage d’information est un atout permettant de gagner du temps au quotidien. A l’inverse, les informations clés qui seraient manquantes nécessite de parcourir le détail d’une mission afin de connaître l’élément clé à connaître.

D’une entreprise à une autre, les éléments clés ne seront pas les mêmes. Quoi qu’il en soit, il est possible de définir quelques éléments constants et récurrents qui présentent un avantage lorsqu’ils sont visibles sur un planning :

  • La date et l’heure, c’est évident mais il convient de le rappeler
  • Le nom de l’intervenant (sauf s’il s’agit directement du planning de l’intervenant)
  • La catégorie ou le résumé de l’action type à réaliser. Sans entrer dans le détail, cela permet de visualiser aisément la durée et complexité de l’intervention à effectuer par l’intervenant
  • Le titre est parfois un indicateur permettant d’en savoir encore plus sur la mission, pour compléter la catégorie. Ce champ descriptif peut être complété au bon vouloir de chaque personne et peut même comporter des codes propres à l’entreprise (Exemple un titre spécifiant “C-ABS” pourrait signifier “Client Absent”)
  • Le client et son adresse afin de savoir où se rendre
  • L’urgence éventuelle qui permet éventuellement de bousculer le planning initial afin d’intervenir au plus tôt si possible
  • La durée, même si celle-ci est approximative. Cela permet de mieux estimer la charge éventuelle ou de se challenger pour ne pas accumuler trop de retard au cours de la journée
  • Le gros matériel (si applicable) pour préparer le bon équipement dans le véhicule dès l’embauche du matin

A l’inverse, il existe une liste de “fausses bonnes idées” concernant les éléments qui ne devraient probablement figurer sur le planning :

  • L’état de facturation ne nécessite pas forcément d’être visible sur le planning. Le service comptabilité peut accéder à une liste brute des missions à facturer, sans que cela ne passe forcément par une vue sous forme d’un planning
  • Le descriptif détaillé est une information superflue qui ralentit la lecture de l’emploi du temps. Ce n’est pas la vocation de cette information d’être visible directement depuis un document qui est destiné à synthétiser les journées à venir
  • La distance ou le nombre de km à parcourir n’ont pas leur place non plus dans un planning. L’espacement entre 2 interventions est une information relative et approximative pour se représenter la distance entre 2 lieux d’intervention
  • Toute la liste de matériel à utiliser ne devrait pas figurer sur un planning non plus afin de ne pas surcharger de détail

Rester flexible

Bien entendu, ce retour d’expérience reflète des cas d’usages génériques. Un consultant de la société Organilog, ayant accompagné des centaines d’entreprises dans sa carrière nous confirme que chaque société est unique et qu’il faut parfois sortir des sentiers connus de tous afin de s’adapter à des contraintes métiers parfois fortes. Par exemple, une entreprise pour lequel les clients sont uniquement des donneurs d’ordre, ne souhaiterais pas faire figurer ceux-ci sur le planning des intervenants sur le terrain, car cela ne serait pas pertinent.

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