Comment organiser le déménagement des archives d’une société ?

De façon temporaire, lors de travaux dans une société par exemple, le déménagement des documents archivés peut s’imposer. Aussi, une telle opération est absolument menée en cas de changement définitif des locaux professionnels de l’entreprise. Quel que soit le cas de figure, déménager les archives d’une société ne s’improvise pas. Il est essentiel de bien organiser l’opération pour éviter les pertes de documents. 

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Voici comment vous devez vous y prendre pour réussir le déménagement de vos archives.

Estimer le fonds de documents à déménager

 

Avant toute chose, vous devez faire une estimation réaliste du fonds de documents que vous aurez à déménager. Cela permettra au prestataire de prendre les dispositions qui s’imposent pour être efficace. Pour cette évaluation, il est important de tenir compte du conditionnement des archives prévu pour le déménagement. Aussi, il est bon de considérer le probable accroissement du volume entre le moment où le calcul est fait et la date effective du déménagement.

 

Mise en place d’un cahier de charges

 

Il est important de se référer à un cahier des charges pour effectuer convenablement le déménagement des archives. C’est d’ailleurs la pièce maîtresse de l’opération. 

Le cahier des charges est essentiel pour bien mettre en avant vos besoins ainsi que vos exigences particulières dont vous souhaitez la prise en compte lors du déménagement. Pendant son élaboration, plusieurs points doivent y apparaître. Parmi les plus importants, apparaît le contexte géographique. Il s’agit à ce niveau de donner des précisions sur la localisation des éléments à déménager et les différents accès. Le cahier des charges doit également mettre en avant les obligations du prestataire, dont notamment la nécessité d’aboutir à un bon résultat. Aussi, il faut qu’y apparaissent les conditions d’assurance en cas d’incendie, de vol ou d’inondation et l’engagement du prestataire à mettre tout en œuvre pour protéger les documents à transporter. Notez également qu’un cahier des charges digne de ce nom doit informer du montant de la prestation.

Choix du prestataire

Lors de l’organisation du déménagement de vos archives, vous devez mettre l’accent sur le choix du prestataire. Et le mieux est d’avoir une préférence pour un partenaire qui a de l’expérience dans le domaine. Il serait donc profitable de prendre votre temps pour analyser ses références dans le domaine du transport d’archives. La sélection de votre prestataire devrait aussi se faire sur la base des prix proposés.

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Transport des archives par la société d’archivage Arcalys

 

Préparation des fonds de documents à déménager

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Préparation des fonds de documents pour le déménagement par la société d’archivage Arcalys

Enfin avant l’opération, il est recommandé de préparer les fonds de documents que vous souhaitez déménager. Cela passe par un inventaire. Il serait bon à ce niveau de dresser des groupes et des sous-groupes pour vos fonds d’archives auxquels vous attribuerez individuellement une fiche de transfert. Ayez aussi la bonne idée de placer une étiquette sur chaque contenant de vos archives. Vous saurez ainsi leur contenu et pourrez demander que des précautions spécifiques soient prises pour les déplacer convenablement. Veillez à ce que l’identification soit précise afin de réduire les risques de perte. Et grâce aux étiquettes, le récolement post déménagement sera aisé.  Notez qu’il est recommandé de faire une copie numérique de l’inventaire que vous stockerez sur un serveur. Vous pourrez en avoir besoin plus tard.

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