La salle de conférence : maintenant à l’hôtel

Trouver une salle suffisamment grande et confortable pour accueillir tous les participants d’une conférence ou d’un séminaire s’avère parfois compliqué. En effet, la gestion de tous les détails demande beaucoup de temps et d’organisation. Vous devrez ainsi gérer les lieux pour les repas, les hébergements, la mise en place de la salle, etc… Depuis quelques années, nombreux sont ceux qui optent pour une salle de conférence se trouvant au sein d’un hôtel afin d’organiser plus facilement un congrès ou un séminaire, surtout si cela dure plusieurs jours. En effet, il est possible de prévoir les repas dans le restaurant de l’hôtel, de loger tout le monde sur place et de bénéficier d’un service très qualitatif. Une « recherche hôtel » sur internet peut vous prendre un peu de temps mais une fois que vous aurez trouvé la perle rare, il vous suffira de donner des instructions et des professionnels pourront se charger de tout organiser pour vous dans les meilleures conditions possibles.

Des hôtels pour tous les budgets pour organiser vos conférences et séminaires

En fonction du type de séminaire que vous comptez organiser, vous pourrez opter pour un hôtel plus ou moins haut de gamme. Notez que le budget peut vite devenir important si vous comptez accueillir une centaine de personnes dans un hôtel 5 étoiles, il sera alors sans doute plus judicieux de sélectionner un hôtel de gamme moyenne offrant des services de qualité.

Le but du séminaire aura un impact sur le type d’établissement que vous allez choisir, s’il s’agit d’une réunion entre les dirigeants de grandes entreprises, il faudra certainement opter pour un hôtel réputé. En revanche, si vous comptez réunir de nombreux salariés pour les féliciter des résultats obtenus au cours de l’année, il sera plus simple de sélectionner un hôtel moins luxueux mais avec un côté plus familial ou chacun se sentira à l’aise par exemple.

Une salle de réunion spacieuse et adaptée à vos besoins

Vous devrez prendre le temps de vous renseigner à propos des équipements proposés par l’hôtel dans la salle de réunion. Vous aurez potentiellement besoin d’un vidéoprojecteur, d’une connexion à Internet, de nombreuses prises électriques si les participants ont besoin de prendre des notes sur un ordinateur, etc..

Si vous organisez le séminaire durant l’été, demandez si la climatisation est présente dans la salle de réunion, plusieurs dizaines de personnes dans une même pièce risquent rapidement de se sentir mal en cas de chaleur importante. La présence d’un chauffage de qualité sera en revanche nécessaire pour un séminaire hivernal.

Des questions logistiques plus simples à gérer

L’avantage en choisissant une salle de conférence dans un hôtel, c’est que vous aurez beaucoup moins de travail d’organisation à réaliser. Les chambres pourront être réservées directement sur place et le restaurant de l’hôtel pourra accueillir tous les participants. La plupart des établissements proposent des formules adaptées pour ce type de rassemblements, des buffets pouvant ainsi être prévus. N’oubliez pas de vous renseigner en amont quant à la qualité des chambres et de la cuisine, cela mettra les participants de meilleure humeur s’ils dorment et mangent bien !